Schnittstellenmanagement

Neulich hat mich eine Freundin über's Wochenende besucht, mit der ich zusammen Architektur studiert habe. Uns beiden ist unser Beruf sehr wichtig, daher haben wir natürlich auch über unsere Arbeit gesprochen. Meine Freundin erzählte mir von dem Projekt, das sie aktuell leitet: ein Labor- und Bürogebäude mit speziellen Anforderungen an den Erschütterungsschutz.

Wie es üblich ist, erfolgt der Ausbau der Einheiten durch die Mieter, die hier vor Fertigstellung schon an Bord sind. Mit ihren eigenen Planern, Innenarchitekten, Fachplanern für technische Gebäudeausrüstung, Laborplanern, usw. Dazu kommen noch die Fachplaner, die vonseiten des Eigentümers und Auftraggebers beauftragt sind. Es handelt es sich insgesamt um an die hundert Personen. Auftraggeber, Mieter, Projektmanagement, Behördenvertreter nicht mit eingeschlossen. Meine Freundin berichtete von unterschiedlichen Problemen, die sich vor allem auf die Terminabwicklung auswirken. Nach einer Analyse dieser Probleme war uns relativ schnell klar: Das grundlegende Problem ist das Schnittstellenmanagement.

Wie es üblich ist bei großen, aber auch kleineren Projekten gibt es eine Schnittstellenliste. In dieser ist jede identifizierte Schnittstelle benannt und es ist zugewiesen, wer federführend für diese Schnittstelle verantwortlich ist. Ebenso ist festgelegt, wer Zuarbeit liefern muss. Die Liste ist 25 Seiten lang, Schriftgröße 8. Jeder, der schon in größeren Projekten gearbeitet hat, kennt es: die Schnittstellenliste nimmt einen solchen Umfang an, dass sie unübersichtlich wird, niemand sich zurecht findet und sie schlussendlich deswegen von den Beteiligten nur ungern benutzt wird.

Dabei sind die Organisation und Bearbeitung von Schnittstellen zentralen Weichen, die, wenn sie richtig gestellt sind, einen Teil des Erfolgs eines Projekts ausmachen können. Tatsächlich beschäftigen wir uns in Architekturbüros eher wenig mit Schnittstellen. Architekten fühlen sich meist genötigt im Rahmen ihrer Koordinierungsleistungen eine Schnittstellenliste zu erstellen. Da das Wesen einer Schnittstelle ist, dass mind. zwei Seiten einen Anteil daran haben, ist auch noch der Input der anderen Projektbeteiligten nötig, um tatsächlich ein hilfreiches Werkzeug herzustellen. Oft kommt dieser aber zu kurz.

Wir machen uns bei OPUS SPACE schon lange Gedanken über dieses Thema. Unser bisheriges Ergebnis: Nicht die Schnittstellenliste verteufeln oder versuchen, das Rad neu zu erfinden. Die Schnittstellenliste ist, wie viele andere Werkzeuge auch, etwas, dass sich über Jahrzehnte (wenn nicht länger) in den Ingenieurbüros entwickelt hat. Sie stellt bereits eine Verbesserung der Koordination und auch eine Vereinfachung der Darstellung dar. Außerdem ist sie ein Werkzeug, das Planern im Projektgeschäft geläufig ist. Statt zu versuchen, das Rad neu zu erfinden, ist unser Anliegen, das Rad noch ein kleines bisschen zu verbessern. Das gelingt mit 4 Punkten:

1. Wir besprechen die Schnittstellen in Planermeetings.

Ein einfacher, aber effektiver Weg, um sicherzustellen, dass jeder, der an der Schnittstelle beteiligt ist, erst einmal mitbekommt, dass er einen Anteil daran hat und um sicherzustellen, dass der Input der Fachplaner in die Liste Eingang findet.

2. Wir erstellen die Liste personenbezogen.

   
   

In Deutschland gibt es eine gewisse Tendenz, Verantwortlichkeiten nur indirekt zu benennen. Der Klassiker im Protokoll ist: „Das muss bis zum nächsten Meeting erledigt werden.“ – Wer erledigen soll, bleibt unklar, weshalb es nicht klappt. Wir versuchen stattdessen so konkret und direkt wie möglich zu benennen Was / Wer / Wann. In der Schnittstellenliste bedeutet das: Nicht das Büro XYZ ist verantwortlich für die Schnittstelle, sondern Frau Muster ist verantwortlich und Herr Doe hat die Zuarbeit zu liefern.

3. Wir setzen Deadlines.

   
   

D.h. wir ergänzen das Wann in der Liste. Herr Doe hat die Zuarbeit an Frau Muster bis zum übernächsten Meeting zu übergeben.

4. Wir fügen die Kategorisierungen ungeklärt / in Arbeit / geklärt ein.

   
   

Mit einer simplen farbigen Markierung, die nicht zu weiteren Spalten führt ergänzen wir den Informationsgehalt um den Bearbeitungsstand der Schnittstellen. Denn nur weil eine Schnittstelle identifiziert ist, heißt das noch lange nicht, dass sie bearbeitet und geklärt ist. So lange noch eine rote Markierung in der Liste vorhanden ist, wissen die Beteiligten also, dass noch etwas zu klären ist.

Es sind nur wenige Eingriffe. Sie machen die klassische Schnittstellenliste aber verständlicher und konkreter. Und sie führen dazu, dass die Schnittstellenliste ein Werkzeug wird, das etwas besser benutzt werden kann. So schafft die Liste eher einen Mehrwert für die Beteiligten und hat das Potenzial, die Qualität des Projekts zu steigern.